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Willie 0e53ade17c vault backup: 2026-05-25 13:59:37

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场景:IC 卡库存与售出数对账

物业月底核对:系统记录卖出的 IC 卡数量 是否等于 库存盒里减少的物理 IC 卡数量。

[!warning] 系统不直接管物理库存本系统只管财务(收了多少钱),不管实物(IC 卡盒里还剩几张)。物理库存盘点是物业独立的内部流程,本场景描述如何用系统数据辅助核对物理库存。

典型情境

[!example] 真实情境 5 月 31 日,物业财务王姐做月度库存盘点。

月初库存:100 张工本卡(已制好的空白 IC 卡)

月底盘点:剩 47 张

推断:这个月用掉 53 张

在 Filament 后台查"5 月 IC 卡售出数",应该等于 53 张。如果不等,需要排查。

业务人员视角

步骤 1:盘点物理库存

1. 月初库存(从上月结存)               100 张
2. 本月入库(新采购)                   +50 张
3. 本月理论可用                        150 张
4. 月底盘点(数库存盒)                 -47 张
─────────────────────────────────────
5. 本月实际"消耗"                     103 张

步骤 2:从系统拉售出数据

SELECT
    COUNT(*) AS 售出订单数,
    SUM(quantity) AS 卡总张数
FROM acc_ad_hoc_events ahe
JOIN acc_rate_plans rp ON ahe.rate_plan_id = rp.id
WHERE rp.name LIKE '%IC 卡%'
  AND ahe.occurred_at BETWEEN '2026-05-01' AND '2026-05-31 23:59:59'
  AND ahe.status = 'completed';

输出例:

售出订单数:90 单
卡总张数:103 张  (有些订单买多张)

步骤 3:对账

物理消耗  vs  系统售出
   103     vs    103     ✅ 完美一致

或者:

物理消耗  vs  系统售出
   103     vs    101     ❌ 差 2 张
                          → 物理少了 2 张 / 系统多算 2 张

步骤 4:差额排查

差额 > 0(物理消耗 > 系统售出)

意味着:卡发了但没记账。可能原因:

原因	处理
给 VIP 业户免费发卡(没收钱也没记录)	物业政策合规,要补登记 0 元订单
测试卡(写卡测试用了几张)	算损耗
业务人员私发	严重,核查员工
卡丢失 / 制卡失败报废	算损耗

差额 < 0(物理消耗 < 系统售出)

意味着:记账了但卡没发。可能原因:

原因	处理
业户已付款但实物没拿(走场景-异常-支付完成但实物发不出)	检查"待补发清单",物业还在保管
录单时数量填错(多录了)	检查录入异常订单,可能要场景-取消-录错金额作废重做
业户付了款作废后忘了取回卡	物业归档

物理库存管理建议

[!tip] 建议物业建一份独立的库存台账不在系统里(系统不管物理库存),但用 Excel / 纸质本子记:

=== IC 卡库存台账 ===

日期        操作          数量   余额    经办人    备注
2026-04-30  月初余结存                100             上月结存
2026-05-03  采购入库       +50      150   李四      合同 #2026005
2026-05-15  发给业户        -1      149   张三      房号 12-3-501
2026-05-15  发给业户        -2      147   张三      房号 8-2-301
...(每天明细)
2026-05-31  月底盘点                 47   王姐      实物数对

每周/每月与系统数据对照。

系统流程

sequenceDiagram
    participant 财务
    participant 物理库存
    participant Filament/DB
    participant 业务人员

    Note over 财务: 月底
    财务->>物理库存: 数库存盒
    物理库存-->>财务: 47 张

    财务->>财务: 计算消耗 = 100 + 50 - 47 = 103

    财务->>Filament/DB: 查 5 月 IC 卡售出数
    Filament/DB-->>财务: 103 张

    财务->>财务: 对账 ✅

    Note over 财务: 若不一致

    财务->>业务人员: 找差额
    业务人员-->>财务: 解释(免费发卡 / 录入错误 / 报废等)

其他实物的对账方法

同样的方法可以对账:

实物	系统侧查询
装修出入证	`SUM(quantity) WHERE rate_plan.name LIKE '%装修出入证%'`
泳票(纸质)	`SUM(quantity) WHERE rate_plan.name LIKE '%泳票%'`
充值码 / 充值卡	`COUNT(*) WHERE rate_plan.name LIKE '%充值%'`

常见问题

[!question] 为什么系统不直接管物理库存? 物理库存涉及采购 / 入库 / 报废 / 盘点 等独立流程,可能跨多个仓库 / 多种实物。绑到收费系统里会让收费系统过重。最佳实践:

库存独立做(Excel / 专门的 ERP)

收费系统专注于"卖出与收钱"

月底用对账连接两者

[!question] VIP 业户免费发卡,系统里要建 0 元订单吗? 强烈建议建。便于库存对账。Filament 后台支持金额 = 0(不会失败)。备注栏注明"VIP 免费 + 审批单号"。

[!question] 制卡过程中报废的卡怎么入账? 系统侧不录任何订单(没有交易发生)。在库存台账里算损耗:
日期 制卡失败报废 -1 余额 X 备注 测试新读卡器

[!question] 差额超过 10 张能不能不查? 强烈不建议。差额是审计预警信号,长期不查可能掩盖:

员工私发

财务挪用

系统漏录

建议:月度差额 > 5 张必须给出书面解释。

与"现金对账"的区别

对账类型	对账对象	数据源	频率
场景-审计-月底现金对账	系统订单 vs 收银抽屉	数据库 + 物理现金	每月
库存对账(本场景)	系统订单 vs 物理库存盒	数据库 + 物理盘点	每月
作废抽查	作废订单的事由记录	数据库 meta 字段	每季

三种对账独立做但互相印证 —— 现金对账过了但库存不对,可能是 VIP 免费发卡;反之可能是手工卖了卡没录系统。

异常分支

物理少了 → 内部排查
系统少了 → 找漏录单 / 补登记
多个月持续不一致 → 必查清 不能拖

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